Уход от персональной ответственности

YesNo

Вы отправляете письмо заказчику с требованиями и …

  • не получаете ответа, хотя уверены в том что письмо было прочитано
  • получаете ответ устно
  • получаете крайне размытый письменный ответ
  • обещание ответить письменно не исполняется
  • вам прямо говорят что не готовы принять окончательное решение и вам рекомендуют использовать устные договоренности – так как это на 100% так и будет (80,90,95,99, …%)

Поздравляю! Вы столкнулись с опытным бюрократом который знает – что все что он подпишет (отправит четкий письменный ответ в рамках своих компетенций и зоны ответственности) – это его ответственность. И это его пугает. Почему? Есть несколько вариантов

  • Занятость – это бывает у менеджеров среднего звена и выше. Если перед вами занятый менеджер – вы это сразу поймете. Напоминайте, предлагайте организовывать в его графике короткие встречи на которых инициируйте отправить ответ здесь и сейчас.
  • Лень - да, бывает просто лень написать. Но это бывает реже чем остальные причины. Пробуйте напоминать, вводить ручные методы – “я к вам приеду и мы вместе найдем 10 минут чтобы по всем пунктам отписаться”
  • Вы попали в размытую зону ответственности или в зону, за которую человек не может отвечать – возможность часть требований не соответствует его уровню или его горизонтальной зоне ответственности
  • Человек не знает правильный ответ на самом деле
  • Человек боится принять ответственность за решение. Это может быть связано с плохой практикой в его организации – наказания, депремирования, публичные порки, риск увольнения
  • Он не может получить окончательного подтверждения у своего руководства – цепочка повторяется – это надо уточнить и тогда меняем объект и применяем к нему  рекомендации
  • Вас хотят развести на больший функционал – не получив важно уточнения по рамкам работ вы оставляете огромную зону размытости. Позже вам будут отгружать через этот метр границы вагоны новых требований.
  • Против вас играют – это может быть связано как с внутренними противостояниями внутри организации, лично не любят вас/вашего PM/… так и поставленной задачей сверху завалить проект. Это бывает редко – особенно в тех случаях когда кто-то по той или иной причине не хотел чтобы это проект был запущен или ваша организация выиграла тендер

Рекомендации по решению проблемы:

  • Согласованный регламент коммуникаций – должен быть обеспечен для вас проектным менеджером. Ваша зона ответственности – убедится на старте проекта что для анализа определены правила игры по этому пункт
  • Несколько раз напоминайте
  • Определяйте четко степень влияния и последствия этой проблемы, сделайте раннюю идентификацию рисков
  • Указывайте Deadline и что будет предпринято после него - например автоматом согласовывается – но это должно быть в принятом регламенте коммуникаций)
  • Понять мотивы человека не подписываться – насколько это возможно проверьте все возможные причины – делайте это деликатно и мягко. В теневой зоне прячутся страхи некомпетентности, личных эмоций, коррупции
  • Решайте корневую проблему – для этого потребуется применить искусство коммуникаций, побыть немного психологом. Очень важно добиться доверия – вам тогда проще будет понять причину и правильно на нее отреагировать
  • Попробуйте локализовать источник раздражения в требованиях – узнайте есть ли что-то из общего объема требований который смущает а все остальное ok
  • Найдите того кто может принять решения по этим требованиям (выше, сбоку) – эскалация не самый хороший метод наладить отношения – но возможно это самый правильный выбор для вашей ситуации. При эскалации вам стоит посоветоваться с проектным менеджером
  • В определенный момент передавайте это как проблему вашему проектному менеджеру - Не пытайтесь бегать за тигром в сумеречных джунглях – для этого у вас есть специально обученный проектный менеджер
  • Не бейтесь головой об стену – фиксируйте риски и проблемы – но только после того как согласовали это с проектным менеджером